Staple カードがお手元に届いたら、Staple カードを利用した経費精算プロセスをお試しください。

Staple カードを有効化する(カード管理者権限の方の作業)

1st Staple カードの有効化は「カード申込み担当者」のみ行えます。

【ご注意】Staple カードの書類の中に有効化コードが記載されています。書類は破棄されないようご注意ください。

※「カード申込み担当者」とは Staple カードのお申し込み時に「カード申込み担当者」欄に記載したユーザーとなります。

「カード申込み担当者」については、下記をご覧ください。

・Staple カードの申し込みに必要な情報や書類について

※「カード申込み担当者」のご自宅へご本人確認の簡易書留が届きますので、事前にこちらの受領が完了している必要があります。

お手元に郵送された Staple カード、及び QR コードと 16 桁の有効化コードが記載された書類をご用意ください。

<有効化の手順>

1. Staple に「Staple カード申込み担当者」のユーザーでログインします。

2. 16 桁の有効化コードを入力して有効化します。

・ブラウザから操作する場合は手入力となります。

・スマートフォンから操作する場合は QR コードでの登録が可能です。

 Stapleアプリを起動し、[カード] メニューよりQRコードを読み取ってください。

※大文字小文字にご注意ください。

※また、0(数字のゼロ) と O(ローマ字のオー)、l(小文字のエル) と I(大文字アイ) など間違えやすい物もありますので、QRコードの読取りを推奨します。

※Stapleカードに記載のカード番号とは異なりますので、ご注意ください。

■ スマートフォンから登録する場合

※ ご利用のスマートフォンの設定で Staple アプリケーションに対して、カメラへのアクセス権限を有効にしておく必要があります。

[カード] - [QRをスキャン] をタップします。

※ すでにStapleカードや IC カードなど登録されている場合は、カードの右上の

 [+] ボタンをタップし、 [QRをスキャン] をタップします。

QR コードを読み取ります。

カードが登録されると [カード] メニューから確認可能となります。

■ ブラウザから登録する場合

[Staple カード] メニューをクリックし、[カードを登録する] をクリックします。

「Staple カード」を選択し、16 桁の有効化コードを入力します。

入力が完了したら「カードを有効化する」をクリックします。

4. 登録が完了すると Staple カードの専用口座(バーチャル口座)情報が表示されます。

オーナー権限でログインし [設定] - [Staple カード] よりご確認ください。

※「残高」について:専用口座へお振込みが完了後、その金額が表示されます。

※「配送中の Staple カード」について:追加のカードを依頼した場合に表示されます。

専用口座(バーチャル口座)への入金方法(オーナー権限の方の作業)

お振込み元の銀行口座より Staple カード専用口座へお振込みください。

1. Staple にオーナー権限でログインします。

2. [設定] - [Staple カード] をクリックし、右側に表示される赤枠部分が専用口座の口座情報となります。

- 振込先はPayPay銀行の普通預金口座となります。(※2022年8月以降に新規でStapleカードを申し込まれた場合は GMOあおぞらネット銀行となります)

*バーチャル口座への振り込み時、「受取人名」や名義を入力する画面が表示されましたら、受取人名および名義は下記の通り入力してください。

受取人名(漢字): ステイプルカード キャッシュ

受取人名(カナ): ステイプルカ-ド キヤツシユ

ご参考:

2022.08.23 バーチャル口座の銀行につきまして

https://help.staple.jp/ja/articles/6485066

Staple カードの追加発行を申請する(カード管理者権限の方の作業)

Staple カードは、「リアルカード」と「バーチャルカード」の2種類がございます。

それぞれのカードの違いは、以下をご確認ください。

追加カードが不要の場合は、この手順はスキップいただいて結構です。

■ リアルカードの追加発行を申請する(カード管理者権限の方の作業)

追加の リアルカードは以下の手順でお申込みください。

1. Staple ブラウザ版に「Staple カード管理者」の権限でログインします。

2. 左のメニューから [Staple カード] メニューをクリックします。

3. [カード発行] ボタンをクリックします。

4. 以下の確認画面が表示されるので、カード発送先の住所・発行手数料等の注意書きを確認し、[次へ] をクリックします。

5. 発行枚数入力画面が表示されるので、発行する枚数を入力し、 [カードを発行する] ボタンをクリックします。

通常 1〜2週間程度でお手元に届きます。

※ カードの発行上限に達している場合、『カード枚数上限に達しているため、新規カードを登録することができません。』とメッセージが表示されます。

お申し込みいただける Staple カード枚数は、登録されたユーザー数 ✖️ 2枚 まで となります。(1ユーザーあたり 2枚まで)

詳細は下記の URL をご確認ください。

カードは何枚まで発行できますか?

6. 発行手続きが完了すると、以下の画面となります。内容を確認し [閉じる] をクリックします。

7. [設定] - [Staple カード] の画面で、カードの発行履歴が確認できます。

Staple バーチャルカードの追加発行を申請する(カードを利用する従業員の方の作業)

バーチャルカード は以下の手順でお申込みください。

※これまでStapleカードをお持ちでない場合(初めてStapleカードを持つユーザー)の場合はこちらの手順をご参照ください。


1. Staple ブラウザ版で、バーチャルカードを申込みたいアカウントにログインします。

2. 左のメニューから [Staple カード] メニューをクリックします。

3. 右側に表示されるカード下の3点リーダー「・・・」をクリックします。

4. [カードを登録する] をクリックします。

5. カード登録画面で「バーチャルカード」を選択し[バーチャルカードを作成]をクリックします。

6. バーチャルカードの作成が完了しましたら、カードが表示されます。

カードの切り替えをするには、金額の横に表示されている三角マークをクリックします。

7. カード番号などを確認する場合は、該当のカード下の3点リーダー「・・・」をクリックし[カード情報を表示]で確認いただけます。

Staple カードにチャージする資金を貯めておく専用口座に入金する(オーナー権限の方の作業)

専用口座に入金後、Staple カードに金額をチャージできるようになります。

お振込み元の銀行口座より Staple カード専用口座へお振込みください。

1. Staple にログインします。

2. 左側のメニューから [Staple カード] を選択し、カード内の [チャージ] をクリックします。

3. チャージ金額、メモ(任意)を入力し、[チャージする] をクリックします。

4. 承認者がチャージ依頼を承認すると、申請した金額がチャージされます。

承認ステップを複数設定している場合、最後のステップの承認者が承認するとチャージされます。

Stapleカードへの金額チャージ申請を承認する(承認者の方の作業)

Staple カード利用者からのチャージ依頼は承認フローの設定に沿って承認・却下されます。

承認フローの設定方法は下記をご確認ください。

https://help.staple.jp/ja/articles/6157410

※ 2021/01/26 の仕様変更により可能な操作は下記となっております。

※「Staple カード管理者」の場合、今までは全ての操作が可能でしたが、利用者からのチャージ依頼に対する承認・却下は承認フローの承認者での操作となります。

チャージ依頼の承認・却下

カードロック

チャージ

専用口座への返金

承認フローの承認者

Stapleカード管理者

承認フローの承認者

*Staple カード のチャージ依頼の 承認・却下 は 、PC から(ブラウザ版)のみ操作が可能です。

Staple カードのチャージ依頼はメールで通知されます。通知の設定についてはこちらをご覧ください。

[Staple で確認する] ボタンをクリックすると、StapleのStapleカード画面が開きます。

また、 [Staple カード] メニューには承認対象のメンバーのカードが表示されます。各カードの [チャージ依頼] のタブより 承認待ちチャージ依頼の確認、承認・却下 が可能です。

チャージ依頼者

利用者ご本人がチャージ依頼のステータスを確認したい時は [Staple カード] メニューの [チャージ依頼] タブをクリックすることで確認できます。

Staple カード管理者

利用者のカードロック、チャージ、専用口座への返金が可能です。

なお、Staple カード管理者、かつ承認フローの承認者として設定されている場合、[Staple カード] メニューでは Stapleカードを所持している全ユーザーが表示され、自分のチャージ依頼承認待ちステータスのユーザーにはオレンジのマークが付与されます。

[参考] 他のチャージ方法

Staple カードには、以下の方法でも金額をチャージすることができます。

Staple カードで経費を支払う(カード所有者の作業)

Staple カードは、日本全国および世界中の Visa 加盟店でのお買い物にご利用いただけます。ただし、下記のお支払いにはご利用いただけません。

  • 4 桁の暗証番号入力が必要な加盟店(自動券売機、病院の自動精算機など)

  • IC チップの読み取りが必要な加盟店

  • オフライン加盟店

その他、ご利用先の利用環境や弊社の定めによりご利用いただけない場合がございます。ご不明な点などございましたら、サポートまでお問合せください。

■Stapleカードで支払った経費を申請する(カード所有者の作業)

Staple カードで支払った経費を利用履歴から申請する。

ブラウザまたはスマートフォンから申請を行うことができます。

【ブラウザ版】

1. Staple のブラウザ版にログインします。

2. [Staple カード] を選択します。

3. [取引データ] に履歴が表示されるので、経費登録したい履歴の右側の矢印マークをクリックします。

4. 「経費を作成」ウィンドウが開くので、適宜入力して [申請] をクリックします。

※ 日付、金額、支払方法は改ざん防止のため変更できません。

5. [経費] - [承認待ち] メニューを選択して、該当の経費が登録されていることを確認します。

【スマートフォン】

1. Staple アプリを起動します。

2. [カード] をタップします。

3. 登録されたカード一覧から Staple カードを選択して申請する経費をタップします。

4. 必要に応じて他フィールドを入力し、画面下にある [送信] ボタンをタップします。

※金額、日付は改ざん防止のため変更できません。

5. 経費が送信され、[経費] - [承認待ち] に表示されます。

<補足>

経費登録すると「取引データ」からは削除されます。

Staple ブラウザ版 の [データ出力] メニューから "Staple" フォーマット出力することで、Staple カードで登録した経費の確認が可能です。


■Stapleカードで支払った経費を承認する(承認者の方の作業)

1. Staple のブラウザ版に承認者権限でログインします。

2. [経費] メニューから [管理対象] タブをクリックします。

3. 対象の経費を選択し、以下の [承認する] ボタンをクリックします。

 *詳しい手順は、下記をご覧ください。

 申請された経費を承認-却下-変更する-ブラウザ版

4. 承認されると、ステータスは [処理済み] となります。

■承認済みの Staple カードによる経費申請を会計ソフトに連携するデータとして出力する(経理担当者の作業)

1. Staple のブラウザ版に、会計管理者もしくはオーナー権限でログインします。

2. [データ出力] メニューをクリックします。

3. データ出力前に、左側のフィルター機能から出力するデータを絞り込むことができます。絞り込む場合は、 [ユーザー] 、[カテゴリー] 、 [チーム] 、[日付] を指定し、 [フィルターを適用] をクリックします。

より詳細に絞り込む場合は [全てのフィルターを表示] をクリックします。

[出力データをフィルター] 画面が表示されるので、適宜指定し、[フィルターを適用] をクリックします。

日付:データ出力する期間を指定します。日付の対象を、経費日付・申請日・承認日・払い戻し日・却下日 から選択し、期間設定する開始日と終了日をカレンダーから指定します。

金額:データ出力する経費の金額範囲を指定します。

タイプ:経費のタイプを、単体の経費・経費グループ・一般経費・交通費・交際費・日当 から指定します。

支払方法:現金・ICカード・クレジットカード・コーポレートカード・Stapleカード から選択します。

ステータス:すべて・承認済み・承認待ち・却下 から選択します。

ユーザー:データ出力するユーザーを指定します。

チーム:データ出力するチームを指定します。

カテゴリー:データ出力する経費のカテゴリーを選択します。

Stapleコネクト:データ出力する経費の Stapleコネクト を選択します。

4. フィルターが適用されたら、[データ出力] をクリックします。

5. [データ出力] で、[文字エンコード] を指定し、[出力フォーマット] で出力したい会計ソフトを選択後、[〇〇(該当経費の数)の経費データ 出力する] をクリックします。

*Staple では以下の文字エンコードおよび各会計ソフトに対応した CSV フォーマットを出力することができます。

CSVフォーマット [Staple] は特定の会計ソフトに対応したものでは無く、すべてのフィールドを出力するものです。経費傾向の分析、その他会計ソフト用への加工などにご利用下さい。

[文字エンコード]

・UTF-8

・Shift JIS ※日本語で出力したい場合は、こちらを選択してください

[CSV フォーマット]

・Staple

・弥生

・freee

・MF クラウド会計

・フリーウェイ

・A-SaaS

・勘定奉行

・PCA 会計 X

・ミロク

・JDL

・TKC

6. [ダウンロード] ボタン表示が変更されたら、クリックします。

※上記のように「ダウンロード」ボタンが表示された後、文字エンコード、CSVフォーマットを変更しても設定は反映されません。出力するデータを変更したい場合は、一度こちらのウィンドウを 「x」または「キャンセル」で閉じて、手順 4. から実行してください。

※会計ソフトへのインポート方法につきましては、各種会計ソフトのサポート窓口へお問合せください。

7. 以下 Chrome の画面となりますが、ダウンロードが完了すると左最下部に CSV ファイルが表示されますので、クリックしてファイルを開きます。

※ファイルの既定の保存先は「ダウンロード」フォルダとなります。

以上で、完了です。

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