ご希望の経費申請パターンをお試しください。（経費申請する従業員の作業）
■レシート/領収書の画像を撮影し、経費申請をする。
Staple (スマートフォン版) では、[自分のレシート]にアップロードされたレシートや領収書の写真画像から経費を作成、申請することができます。
自動読み取り入力された内容に間違いがある場合は、正しい内容に修正し、経費申請してください。
[レシート] への画像アップロードは以下を参照してください。
■レシート/領収書の画像を撮影/アップロードする (スマートフォン版)
■レシート/領収書の画像をアップロードする (ブラウザ版)
1. スマートフォンの Staple を起動します。
2. 画面下部の [レシート] をタップします。
3. [レシート] 画面で経費登録したいレシートの画像をタップします。
4. レシートの内容を確認して、経費登録する場合は [経費申請] をタップします。
5. [経費の作成」画面で必要な項目を入力し、[送信] をタップします。
6. [経費] 画面に承認待ちの経費として表示されます。
交通費の申請
交通系ICカードの使用履歴を Staple リーダーで読み取り、経費申請する。
Stapleリーダー：Suica や PASMO などの利用履歴から経費申請するための無料アプリ。
■Stapleを利用するスマートフォンにStapleリーダー をインストールする。 (交通費を申請する従業員の作業）
■Stpaleリーダーを起動し 経費申請する交通費を支払った 交通系ICカードを登録する。(交通費を申請する従業員の作業）
前提条件
・Staple は Android 版 ver.1.16.5 以上、iOS 版 ver.1.17.６ 以上、Staple リーダーは ver.1.3.6 以上である必要があります。
・上記 2 つのアプリケーションは、同一の スマートフォン上にインストールされている必要があります。
・Staple は IC カードを登録したいユーザでログインする必要があります。
1. インストールした Staple リーダーを起動します。
2. 端末の裏側またはおサイフケータイのマークに IC カードを近づけます。
端末により読取時間が多少異なります。リーダーが読み取るまで数秒かざしてください。
3. "残高" が表示されたら、[カード登録] をタップします。
4. [Staple へ送信] をタップします。
5. Staple が起動し、[IC カードの作成] 画面に読み取った IC カード ID が自動で入力されます。
[IC カード名] は任意のものを入力し、[保存] ボタンをタップします。
6. Staple の [設定] メニューの [Stapleコネクト] をタップすると IC カードが登録されたことを確認できます。
7. 以上で IC カードの登録は完了です。
■ICカードの使用履歴から経費申請する。(交通費を申請する従業員の作業）
1. スマートフォンで Staple を起動し、下方のメニューから [カード] をタップします。
2. カードが複数登録されている場合は、スワイプして該当の IC カードを検索します。
3. ICカードを選択したら、下方に履歴データが表示されるので、経費として申請する履歴をタップします。なお、上方にスワイプすることで下方の履歴データが確認できます。
4. 登録する経費の内容に問題無いことを確認したら [送信] をタップします。
5. [経費] 画面を確認すると、送信した履歴が承認待ちの経費として表示されます。
Moneytree 経由でクレジットカード、モバイルSuicaの使用履歴から経費申請する。
■StapleとMoneytreeの紐付けをする。(交通費を申請する従業員の作業）
Moneytreeのアカウントをお持ちで無い方はこちらより作成してください。
クレジットカード、電子マネー、モバイル Suica の使用履歴から経費を申請する場合は、事前に Moneytree 経由で Staple に情報を登録する必要があります。
登録する方法の詳細については、以下を参照してください。
＊こちらの設定は PC (Web ブラウザ) からのみ設定が可能です。スマートフォンからは設定することができません。
1. [Staple コネクト] メニューから [Moneytree] を選択し、[Moneytreeに接続] をクリックします。
2. 以下のアクセス許可の画面が表示されたら、[連携する] をクリックします。
3. Moneytree のログイン画面が表示されます。既に Moneytree の ID を持っている場合には、IDとパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。Moneytree の ID を持っていない場合には、こちらより作成してください。
4. [Moneytree] から連携したい口座にチェックをして、 [アカウントの更新] をクリックします。
＊Moneytree にあらかじめ口座登録を行っていない場合には、以下の画面には何も表示されません。Moneytree にログインしてご利用カードまたは電子マネーの口座登録を行ってください。
5. [Staple コネクト] メニューの [アカウント] をクリックします。先ほどチェックした口座名が表示されます。
6. 口座名をクリックすると、口座の利用履歴が表示されます。経費を申請する場合は、該当の履歴右側の [経費に変換] ボタンをクリックします。
■クレジットカード、モバイルSuicaの使用履歴から経費を申請する。 (交通費を申請する従業員の作業）
1. Staple のブラウザ版にログインします。
2. [Staple コネクト] メニューをクリックし、[アカウント] から経費の申請に使用するクレジットカード/電子マネーをクリックします。
3. 選択したクレジットカード/電子マネーの利用履歴が表示されますので、経費として申請する利用履歴の右側の [経費に変換] ボタンをクリックします。
4. [経費に変換] 画面で内容を確認し、各フィールドの値を適宜入力、変更します。[申請] をクリックすると、承認待ち経費として申請されます。
※「金額」「日付」の変更はできません。
※ 支払方法で「コーポレートカード」の選択も可能です。
5. [承認待ち経費] 画面を確認すると、送信した履歴が承認待ちの経費として表示されます。
■ 経費申請を承認する（経費申請した従業員の経費承認者の作業）
パソコンで承認
承認フローで承認者として設定されている場合、以下の操作が可能です。
1. [経費] メニューから [管理対象] のタブをクリックします。
2. 「自分の承認待ち」経費から該当の経費をクリックすると、右側に選択した経費が表示されます。
・承認する場合は、[承認] ボタンをクリックします。
・却下する場合は、[却下] ボタンをクリックし、以下の確認画面が表示されるので、[却下する] をクリックします。
・内容を変更する場合は、[編集] ボタンをクリックします。[経費の変更] で内容を適宜編集し、[申請] ボタンをクリックします。
* 多段階承認を設定している場合は、[承認を取り消す] ボタンも表示されます。[承認を取り消す] をタップすると、申請された経費は前段階の承認者に差し戻されます。
3. 承認された経費のステータスは [承認済み] となります。却下された経費のステータスは [却下] となり、申請者側に戻されます。
スマートフォンで承認
1. スマートフォンの Staple にログインします。
2. 画面左下の [経費] をタップして、次に画面右上のフィルターマークをタップします。
3. [経費フィルター] のウィンドウが開くので、[承認対象] の、[自分の承認待ち] にチェックを入れて「この条件で検索する」をタップします。
4. 承認待ち経費の一覧が表示されるので、承認（または却下）したい経費の横にあるアイコンをタップするとアイコンのマークが「✔」に変わります。承認（または却下）したいすべての経費に対して同じ操作をおこないます。
5. 経費の選択が完了したら、画面下部にある [承認] （または [却下]） をタップします。
■従業員が立て替えた経費の払い戻しを記録する（主に経理担当者の作業）
■FBデータを出力し、経費の払い戻しをする。
FBデータを活用し、従業員が立て替えた経費の払い戻しができます。
1. Staple のブラウザ版に、会計管理者もしくはオーナーの権限でログインします。
2. [経費の払戻] メニューをクリックします。
3. [FBデータ出力] をクリックします。以下のフィルターで、 FBデータ出力 する経費の日付を指定し、 [フィルター] をクリックします。
プルダウンから、経費日付・申請日・承認日を指定して検索することも可能です。
4. 以下の各項目を入力して [FB データ出力] をクリックします。
① [ユーザ]：FBデータを作成する対象のユーザのチェックをオンにします。
② [払戻日]：FBデータを金融機関へデータ伝送する日付を指定します。
③ [ステータスを「払戻済み」に変更]：チェックをオンにすると、FBデータ出力と同時に Staple上で払戻を実行します。
4. FB データが正常に出力されると、以下のように [FB データをダウンロード] ボタンが表示されるので、クリックします。
5. 以下 Chrome の画面となりますが、ダウンロードが完了すると左最下部に FB データの TXT ファイルが表示されますので、クリックしてファイルを開きます。
※ファイルの既定の保存先は「ダウンロード」フォルダとなります。
■立替が発生した経費を払い戻した後、「払戻待ち（承認済み）」の経費のステータスを「払戻待ち」へ変更する。
[経費の払戻] 機能を使用することにより、払い戻し待ち経費を一括で払戻することが可能です。
1. Staple ブラウザ版に、会計管理者またはオーナーの権限でログインします。
2. [経費の払戻] を選択します。
3. [払戻のフィルター] で、一括で払戻に変更する経費の日付を指定します。
＊検索対象は、経費日付・申請日・承認日を指定して検索することも可能です。
日付を指定したら [フィルター] をクリックします。
4. 指定した条件にあった払戻待ち経費の、メンバー毎の合計及び総計が表示されます。払戻するユーザーのチェックボックスをオンにして [｢払戻済み｣へ変更する] をクリックします。
5. 払戻処理が完了したら、以下の画面となり、先ほど実行した払戻の詳細が記載されます。
■ 会計ソフトに連携する経費データを出力する（主に経理担当者の作業）
会計ソフトに対応した形式で経費データ (CSVファイル) の出力を行います。
1. Staple のブラウザ版に、会計管理者もしくはオーナー権限でログインします。
2. [データ出力] メニューをクリックします。
3. データ出力前に、左側のフィルター機能から出力するデータを絞り込むことができます。絞り込む場合は、 [ユーザー] 、[カテゴリー] 、 [チーム] 、[日付] を指定し、 [フィルターを適用] をクリックします。
より詳細に絞り込む場合は [全てのフィルターを表示] をクリックします。
[出力データをフィルター] 画面が表示されるので、適宜指定し、[フィルターを適用] をクリックします。
日付：データ出力する期間を指定します。日付の対象を、経費日付・申請日・承認日・払い戻し日・却下日 から選択し、期間設定する開始日と終了日をカレンダーから指定します。
金額：データ出力する経費の金額範囲を指定します。
タイプ：経費のタイプを、単体の経費・経費グループ・一般経費・交通費・交際費・日当 から指定します。
支払方法：現金・ICカード・クレジットカード・コーポレートカード・Stapleカード から選択します。
ステータス：すべて・承認済み・承認待ち・却下 から選択します。
ユーザー：データ出力するユーザーを指定します。
チーム：データ出力するチームを指定します。
カテゴリー：データ出力する経費のカテゴリーを選択します。
Stapleコネクト：データ出力する経費の Stapleコネクト を選択します。
4. フィルターが適用されたら、[データ出力] をクリックします。
5. [データ出力] で、[文字エンコード] を指定し、[出力フォーマット] で出力したい会計ソフトを選択後、[〇〇（該当経費の数）の経費データ 出力する] をクリックします。
＊Staple では以下の文字エンコードおよび各会計ソフトに対応した CSV フォーマットを出力することができます。
＊CSVフォーマット [Staple] は特定の会計ソフトに対応したものでは無く、すべてのフィールドを出力するものです。経費傾向の分析、その他会計ソフト用への加工などにご利用下さい。
[文字エンコード]
・UTF-8
・Shift JIS ※日本語で出力したい場合は、こちらを選択してください
[CSV フォーマット]
・Staple
・弥生
・freee
・MF クラウド会計
・フリーウェイ
・A-SaaS
・勘定奉行
・PCA 会計 X
・ミロク
・JDL
・TKC
6. [ダウンロード] ボタン表示が変更されたら、クリックします。
※上記のように「ダウンロード」ボタンが表示された後、文字エンコード、CSVフォーマットを変更しても設定は反映されません。出力するデータを変更したい場合は、一度こちらのウィンドウを 「x」または「キャンセル」で閉じて、手順 4. から実行してください。
※会計ソフトへのインポート方法につきましては、各種会計ソフトのサポート窓口へお問合せください。
7. 以下 Chrome の画面となりますが、ダウンロードが完了すると左最下部に CSV ファイルが表示されますので、クリックしてファイルを開きます。
※ファイルの既定の保存先は「ダウンロード」フォルダとなります。以上で、完了です。
Stapleカードがお手元に届きましたら、Stapleカードでの経費申請もお試しくださいませ。