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Staple の初期設定を行う(経理担当者やシステム管理者の作業)

インターネットブラウザを起動しStapleへログインする。 

■Staple のトライアルを行うメンバーの方を Staple の環境に招待する。

1. Staple のブラウザ版にオーナーの権限でログインします。

2. [設定] メニューから [メンバー] をクリックします。

3. [メンバー] 画面で、[招待] ボタンをクリックします。

4. [メンバー招待] が表示されたら、招待したいメンバーのメール アドレス、そのメンバーが所属する [チーム] および使用する [承認フロー] を選択します。

* 複数のメンバーを一度に登録する場合は、各アドレスをカンマで区切ってください。

 例)user01@test.com, user02@test.com

5. [保存] をクリックすると、入力したメールアドレスに招待メールが送信されます。

【補足】

[保存] をクリック後、画面右上部に「新しいメンバーは招待できません。料金プランでユーザライセンスを追加してください。」と表示された場合は、ユーザライセンスを追加する必要があります。

ライセンスの追加手順は以下をご確認ください。

https://help.staple.jp/ja/articles/6214668

■Staple に招待したメンバーに設定する役割 (権限) を確認する。

「Staple」では、「オーナー」「会計管理者」「メンバー」の3 種類の役割に加え、承認フローの「承認者」、および Staple カードをご利用の場合は 「Staple カード管理者」 の計 5つの権限が存在します。

それぞれの役割概要については、以下をご参照ください。

役割は状況に合わせ変更することも可能です。変更手順については、以下をご参照ください。

メンバーの役割(権限)を変更する

メンバーを Staple カードの管理者にする(管理者)

承認フローの設定については、以下ををご参照ください。

承認フローの作成について

承認フローを編集する

1. 【オーナー】経理責任者または経営者

「Staple」の全ての機能が利用できます。

・メンバーの招待、役割の変更

・[設定] 全般 ※メンバーの招待・役割設定、チーム・承認フロー作成、etc...

・すべての経費の「払戻」

・会計ソフトに対応した CSV ファイル出力

・データ出力(すべてのチーム、メンバーの経費)

・FB データ出力

2. 【会計管理者】経理責任者もしくは部門長、マネージャー

・経費の「変更」、「承認の取消」、「払戻」、「払戻の取消」

・会計ソフトに対応した CSV ファイル出力

・データ出力(すべてのチーム、メンバーの経費)

・FB データ出力

3. 【メンバー】従業員

・経費の作成および申請

・データ出力(自分の経費のみ)

4. 【承認者】メンバーより申請された経費の承認者

・承認フローに参加しているメンバーの変更、承認、却下

・データ出力(承認フローに参加しているメンバーの「自分の承認待ちの経費」のみ確認可能)

・Staple カードを利用しているメンバーからのチャージ申請の承認、却下

5. 【Staple カード管理者】Staple カード専用の管理者

・Staple カードのロック、およびロック解除

・専用口座残高から Staple カードへのチャージ

・Staple カードから専用口座(バーチャル口座)への返金

・各メンバーが利用している Staple カードの取引データ、チャージ履歴の参照

■招待したメンバーの役割を設定する。

メンバーの役割(権限)は、以下の手順で変更することができます。

1. Staple ブラウザ版にオーナーの権限でログインします。

2. [設定] - [メンバー] メニューをクリックし、役割を変更したいメンバーの変更ボタンをクリックします。

3. ["メンバー名" の変更] 画面が表示されたら、[組織の役割] のフィールドで下記から選択します。

・メンバー

・会計管理者

・オーナー

4. [保存] ボタンをクリックし、情報を保存します。

■招待したメンバーがそれぞれ所属するチーム (部門) を設定する。

チームを登録することで、特定のチームのデータの絞り込みやデータ出力を行うことができます。

1. Staple のブラウザ版にオーナーの権限でログインします。

2. [設定] メニューで [チーム] をクリックし、[チーム作成] をクリックします。

3. [チーム作成] 画面が表示されたら、[チーム名] を入力し、そのチームに所属する [ユーザー] を選択し(複数選択可)、[保存] をクリックします。

[ユーザー検索] ボックスに入力する事で、ユーザーを検索する事も可能です。

4. 作成したチームが表示されます。

■各メンバーの経費申請の承認者を設定する。

承認フローを作成することで「申請者●●の経費は、承認者を○○にする」の設定が可能となります。

1. Staple ブラウザ版にオーナー権限でログインします。

2. [設定] - [承認フロー] をクリックし、[承認フローを作成] をクリックします。

3. [承認フロー名] を入力し、[ユーザーフロー] にチェックをつけて [次へ] をクリックします。

4. 承認者を設定します。

承認ステップを追加するには [承認ステップを追加] をクリックします。

承認者を選んだら、 [次へ] をクリックします。

5. 承認フローを適用するユーザーを設定します。

[ユーザー検索…] 右側のボックスのプルダウンより、チームの検索も可能です。

全員をまとめて選択する場合は、[全て選択] をクリックします。

6. [保存] をクリックすると、承認フローが保存されます。

7. [ユーザー] タブを選択すると、保存した承認フローを確認できます。

■ Stapleに登録したメールアドレスに届いた招待を承諾する (Stapleを利用する従業員の作業)

パソコンで承諾

1. Staple のメンバーとして登録されると、以下のメールが招待者に送信されます。

2. 上記のメールを受信したら、メール内の [Stapleを始める] をクリックします。

3. [招待の承諾] の画面が表示されたら、[姓]、[名] および [パスワード] を入力し、[招待を受諾] をクリックします。

4. 新規メンバーとして Staple へのログインが完了します。

スマートフォンで承諾

初回サインアップについてはブラウザからの操作となる仕様となっており、原則パソコンからの操作を前提としております。
スマートフォンから操作する場合、PC版表示に切り替えて頂くことで可能となります。

  • 招待メールのメール タイトル: (組織名)があなたをStapleに招待しました

Android の場合(ブラウザは Chrome を前提としています)

1. メールの 「Stapleを始める」 を長押しします。

2. 「ブラウザで開く」 をタップし、Chrome で開きます。

3. ”スマートフォンでご覧の方はアプリをインストールしてください” の画面が表示されたら右上部の「・・・」をタップし 「PC版サイト」 のチェックをオンにします。


iPhone の場合( iOS 13、ブラウザは Safari を前提としています)
1. メールの 「Stapleを始める」 をタップし Safariで開きます。

2. ”スマートフォンでご覧の方はアプリをインストールしてください” の画面が表示されたら画面上部の「AA」の文字をタップします。

3. 「デスクトップ用サイトを表示」 をタップします。

■ Staple アプリをインストールする (Staple を利用する従業員の作業)

iOS版

Android版

初期設定が完了しましたら、実際に経費申請をお試しくださいませ。

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